人気が高い職種に一般事務が挙げられます。事務職はやりがいもあり、専門的な知識も身につきやすく、転職しても即戦力として活躍できるなどのメリットが多い仕事です。
そのためライバルが多く、内定をもらうには周りと差をつけた面接対策が必要になります。
一般事務の面接ではどんなアピールをしたらいいのでしょうか？
この記事では、事務職の転職を成功させたい人に向けて、志望動機や転職理由の回答方法や面接官が知りたいこと、失敗しやすい面接の事例を紹介します。
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目次
事務職の面接で必ず聞かれる質問
面接官が知りたいことは大きく分けて3つあり、「志望動機」「転職理由」「仕事への熱意」です。
これは事務職に限らず、どんな職種にも当てはまります。つまりそれだけ重要な質問ということです。
志望動機
志望動機を考える際は、応募企業を選んだ理由を明確に答えることが大切です。
そのためには、応募企業を徹底的にリサーチすることが、明暗を分けると言っても過言ではありません。
「御社で活躍したい」「事務職として会社に貢献したい」などのありきたりな理由ではNGです。
公式ホームページから情報収集をし相手を深く知った上で、自分がどんなところに貢献できるかを具体的に考えましょう。
企業のプレスリリースなどから、どの分野に力を入れているかを予測し、面接では企業に寄り添った自分自身の考えを述べることができると上出来です。
転職理由
志望動機の次に聞かれるのが、「なぜ今の仕事を辞めようと思ったのですか？」という質問です。
この質問に対しても、スムーズに回答できるよう事前準備をしておきましょう。
勤めていた会社を辞めるということは、少なからず不満があるということは明確ですが、働いてきた会社のマイナス面をいうのは良くありません。
とくに上司や同僚とうまくいかなかったというのは、決して口にしないで下さい。
ただし家庭の事情や、明らかにブラックと分かるような労働条件に違反した企業などは、正直に話しても差し支えありません。
「毎日深夜までの仕事が続き、業務改善案を上司に提示したが受け入れてもらえなかった。
もっと効率よく業務をこなし、空いた時間で資格取得などの勉強に励みたい」というようなプラスの展開にすることが重要です。
事務職の転職理由とは？面接で有利になる導くアピールポイント！
仕事への熱意
企業によって求められるスキルは大きく違いますが、「事務職＝ラクな仕事」と捉えている方も多いようです。
そのため何となく事務がやりたいという理由では、経験があっても資格を持っていても採用には至りません。
「営業事務の仕事を通して営業マンをサポートし売上に貢献したい」「英語力を活かし海外とのデリバリー業務に役立ちたい」というように、入社したらどんな風に活躍したいのかを明確にしておくことが大切です。
事務職の面接官はあなたのここを見ている
面接では、企業に訪問したところから面接は始まっています。
遅刻はもちろん許されませんが、早く着きすぎるのもNGです。
オフィスが入っているビルには15分前に到着し、5分〜10分前に担当者を呼び出しましょう。
では、事務職の面接で、面接官がチェックしているポイントを紹介していきます。
身なりや立ち振る舞い
事務職はデスクに座りっぱなしというイメージを持っているかもしれませんが、企業によっては来客対応や受付業務も事務の仕事です。
そのため面接では、清潔感や身なりが整っているか、正しい立ち振る舞いもしているかも見られます。
新卒入社であればリクルートスーツの一択ですが、中途採用、とくに20代後半〜30代ではリクルートスーツは頼りない印象を与えます。
最近ではオフィスカジュアルや私服の企業も多く、「スーツでなくても結構ですよ」と言われることも多いようです。
しかしカジュアルすぎる格好はいい印象を与えませんので、王道のグレーやネイビーのスーツで、インナーは白シャツや薄い色のカットソーなどがいいでしょう。
求めるものと求められるものが一致しているか
履歴書の資格欄にたくさんの資格を並べ、自己満足に浸っている方もいるかもしれません。
しかし大量の資格が、ときにマイナスポイントになってしまうことに注意して下さい。
たとえば日商簿記やファイナンシャルプランナーなどの資格を持って、顧客との交渉や資料作成が多い営業事務を応募した場合、担当者は「経理の方が活躍できるのでは？」と感じてしまいます。
応募する職種や企業に合わせて、履歴書に書く資格を厳選すること大切です。
事務職の転職は難しい？
新卒でも中途採用でも、求人事態が少ない傾向にある事務職。
最近の市場と、求人が少ないワケを解説します。
事務・アシスタント職の市場動向
転職サイトdodaの調査によると、事務職の求人倍率は0.24倍と低い傾向にあるようです。
事務職のニーズが低いのには、以下の理由があります。
- ITの進歩による事務処理の減少
- 産休や育休の制度充実による退職者の低下
- 非正規社員の採用の増加
AIの発達により、これからの事務職はさらに需要が低くなっていく職業と予想されています。
「無期雇用派遣」という新しい雇用形態が登場したことも、正社員を募集する企業の減少に拍車をかけているようです。
できないことをできないという勇気
何とか採用されようと、面接でウソをついてしまう行為はやめましょう。
例えば「転勤の可能性もありますが、大丈夫ですか？」「入社して商材の知識がついたら営業活動も行ってもらいたいが如何ですか？」という質問に、とっさに「できます！」と回答するのは良くありません。
もともとの希望していた仕事内容と大きく違っていることがわかった場合、正直に回答する方がお互いのためです。
どうしても入社したい企業であれば、譲歩することも必要ですが、長く働けそうにないと判断したら辞退することをお勧めします。
事務職の面接で失敗しやすい例
ありがちな失敗事例を紹介していきますので、参考にしながら十分な面接対策を行いましょう。
どの企業にも当てはまる志望動機はNGです
面接において気を付けるべきところは、他社でも流用できるような内容が薄い志望動機はいい印象を与えないということです。
面接官はこれまで大勢の求職者を見てきた経験があります。どれだけ本気で応募してきたかは、どれだけ具体的に自分の将来像を描いているかで判断されます。
志望動機は未来のあなたを反映する意思であり、応募企業に入りたいという意欲のバロメーターにもなります。面接官だけでなく、自分も納得できるようなブレない気持ちをアピールしましょう。
間違ったアピールをしない
中途採用者が気をつけなければいけない点として、これまでの実績をアピールしすぎることによる過剰評価が挙げられます。
とくに応募している企業が前職より規模が小さいケースですと、自慢に捉えられてしまうこともあるので、言い回しには注意が必要です。
また「入社したらこんな風に活躍したい」というときに、その企業のやり方を否定していないか気をつけましょう。
事務職の面接に欠かせない自己PR
「初めまして」から30分〜1時間の短い時間で、あなたの長所を発揮しなくてはならない自己PRタイム。
自分自身の経験や持っているスキルが、企業にとってどのような形でプラスになるかを説明していきましょう。
前職でやっていたことや実績
前職が事務ではない場合でも、うまくアピールすることで事務職経験者に差をつけることができます。
例えば前職が営業の場合。営業職を通して磨けるのは「コミュニケーション能力」と「行動力」です。
事務職は多くの部門と関わりが深い仕事ですので、円滑なコミュニケーション力が必要になってきます。
またトラブルが起きたときに迅速に対処する行動力も重視されます。
未経験者の回答事例
「事務職の経験はありませんが、営業を通して培ったコミュニケーション力と行動力で、指示を待たずに自分から業務を進めていくことができると思います。
また自身の売上データ集計や顧客データ管理も行っていたため、細かい作業を正確に進めていくことに自信があります。」
このように回答できると、経験がなくても仕事が任せられると判断されやすいでしょう。
さらに部門間の風通しを良くしてくれる人材として、期待される可能性も高いです。
パソコンスキルと対応能力
事務職であればパソコンのスキルは必要不可欠です。
ただ「ワードやエクセルを使用していました」だけでは何のアピールにもなりません。
ソフトを使用してどの程度のことができますかを具体的に回答することを心掛けましょう。
例えば、「ワードを使用してお客様に提出する文書を作成していた」「営業スタッフの売り上げ集計を任されていたので、エクセルの関数機能を利用していた」などです。
また「誰が見てもひと目でわかるような表にするよう工夫していた」ということがアピールできると、即戦力になると判断されます。
将来のためにどんな努力ができるか
事務職は毎日こなす仕事が決まっているため、自分で目標を立て努力しなければ現状維持で終わってしまう職業です。
与えられたことをこなすだけではなく、業務改善や経費削減など、どんな企業貢献ができるのかも考えなくてはなりません。
自社のホームページで商品を販売している企業であれば、WEBデザイナーの資格をとりユーザーがクリックしたくなるサイトにするにはどうしたらいいのかを考えることもできます。
顧客対応が多い仕事の場合は、心理学の勉強も役立つでしょう。
事務職で採用されるのはこんな人
事務職の場合は引き継ぎもマニュアル化されていることが多く、特質したスキルや経験が求められないこともあります。
そのため最重要視されるのは「志望動機」と考えていいでしょう。
「こんな人材になりたい」「こんな活躍がしたい」という前向きな姿勢は、好印象を抱かれます。
ワクワクした気持ちで志望動機を伝え、内定の切符を勝ち取りましょう。
