女性に人気の事務職ですが、どんな人が向いていると思いますか？
未経験で事務職への転職を考えている方は、自分が事務職に向いているかどうか気になりますよね。
また、そもそも事務職ってどんな仕事だろう？と思っている方もいるかもしれません。
そこで、事務職の具体的な仕事内容と、どんな人が事務職で活躍できるのかについて解説していきます。
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目次
事務職ってどんな仕事？
事務職にもいろんな種類がありますが、一般的に事務職と呼ばれるのは「一般事務」、そして「営業事務」の２つです。
この２の事務の違いについて明確な定義はありませんが、業務内容の違いについて簡単にご紹介します。
一般事務
一般事務は社内の各部門において必要な書類の作成や、ファイリング、データ入力などを行います。
また、電話・来客応対、郵便物の仕分けや発送も一般事務の仕事です。
規模が小さい会社では、秘書や経理、総務的な業務内容を兼ねていることもあります。
配属部署にもよりますが、社内のいろんな職種の人から仕事を頼まれるため、コミュニケーション力が求められます。
営業事務
営業事務は、営業担当をサポートする仕事です。
営業担当の代わりに見積書や請求書、納品書や伝票、プレゼンに必要な資料などの作成をします。
また、営業担当の指示により、顧客への説明資料のための調査やデータ入力、営業が不在の場合は顧客の問い合わせやクレーム対応といった社外業務も対応も行います。
顧客や仕入れ先との接点があるため、一般事務に比べて社外の人とのやりとりは多いです。
他にも受発注業務、在庫管理や納期調整など営業部門に関わる業務を行います。一般事務同様、コミュニケーション能力が重視されます。
一般事務と営業事務の違いには明確な定義がないため、職種名や業務内容は企業によって異なることが多いです。
そのため、求人票を見るときは職種だけではなく必ず業務内容をしっかり確認してください。
どんな人が事務職に向いている？
事務職は業務内容が多岐にわたるため、求められる能力はさまざまです。
事務職に向いている人の特徴や能力をいくつか挙げていきますので、あてはまるかどうか参考にしてみてください。
あてはまらないからといって絶対に向いていないというわけではないので、安心してくださいね。
コミュニケーション能力がある人
社内はもちろん、社外の様々な人とやりとりをするため、上手くコミュニケーションをとりながら仕事をこなす力が必要です。
また、コミュニケーションを通してさまざまなタイプの人と良好な人間関係を構築することも、仕事をスムーズに進めるためには重要です。
淡々と仕事をこなすイメージがあるかもしれませんが、仕事をこなす上で、認識に相違がないよう疑問や不明点をしっかり確認し、意思疎通ができる力が必要です。
状況把握能力がある人
事務職の業務内容は多岐にわたるため、状況に合わせた優先順位をつけ、業務を終わらせていく必要があります。
そのため、周りの人の様子や置かれている状況を察知して、自分がやるべきことを判断し、仕事を進めていく力が求められます。
丁寧で責任感のある性格
事務職は来客応対や電話対応といった会社や部署の窓口となるポジションです。
相手に不快感や悪い印象を与えないよう、会社の顔として丁寧な対応が求められます。
また、事務職は自分で確認をしながら仕事を進めていく必要があるため、責任をもって任された仕事をこなせる人が向いているといえます。
仕事にやりがいを見いだせる人
事務職に慣れてくると、繰り返しの業務に徐々にやりがいを感じづらくなります。
営業職のように目に見える目標がないため、達成感を感じづらいのです。
そのため、どんな仕事にもやりがいを感じられる人や、人をサポートすることに楽しみを見いだせる人は事務職に向いているでしょう。
どんな人は事務職に向いていない？
事務職に向いている人の特徴をご紹介しましたので、逆にどんな人が向いていないのかを次に説明したいと思います。
達成感を味わいたい人
ご紹介したとおり、事務職の仕事は人のサポートをすることです。
そのため自分の仕事の成果を知りたい人や、仕事で達成感を得たい、人から評価されたい、と考える人はあまり事務職向きではないでしょう。
人のサポートをすることでやりがいを感じられないと、どこに向かって頑張ればいいかわからなくなってしまいます。
細かな確認が苦手な人
事務職は資料作成が主な仕事です。
社内・社外どちらの人の目に触れるものであり、数字を１つ間違えるだけでも他の仕事に大きな影響を与えかねません。
そのため提出する前には何度も見直しをする必要があり、誤字脱字や印刷したときの状態など細かいところまで確認しなければいけません。
細かな確認が苦手な人は事務の仕事に嫌気がさしてしまうかもしれません。
黙々と作業を進めるのが苦手な人
事務職にコミュニケーション能力は必要ですが、与えられた仕事を時間内にこなすことが重要です。
優先順位をつねに意識し、着実に仕事を終わらせるために、机に向かって淡々と業務をこなさなければいけません。
また、毎日繰り返し反復作業が多いので、一人で作業することが苦痛に感じる人に事務職はお勧めしません。
未経験でも事務職へ転職はできる？
事務職への転職は、未経験でも可能です。
オフィスワークの経験がなくても、他の職種やアルバイトの経験から事務職の資質をアピールすることは十分できます。
事務職に求められるコミュニケーション能力や、状況を把握し対応する力、細かな点にも気配りができる、といったことを裏付けるエピソードが見つかれば、大きなアピールポイントになります。
また、未経験の場合は実務経験がない分、入社したら活躍してくれそう、長く働き続けてくれそう、といった印象を与えるために成長意欲を強く伝えることが大切です。
希望する事務職に必要だと思う資格を取得したり、近々試験を受ける予定ということをアピールできれば、よりやる気を見せることができます。
大切なのは意欲を行動に移しているかどうかです。
しかし、事務職はつねに人気の職種なので競争率が高く、ライバルの中には事務職経験者もいるため、やはり内定をゲットするのが簡単ではないことは理解しておきましょう。
事務職のメリットは7つ
事務職のメリットは、大きく分けて7つあります。
- 幅広い働き方ができる
部署によって専門知識を身につけることができる - 就業時間がある程度固定されている
- スケジュールが組みやすい
- パソコンのスキルを向上できる
- 実務経験がなくてもチャレンジしやすい
- キャリアアップのチャンスが多い
これらの7つが、事務職として働くメリットです。
事務職の場合、一般事務から営業事務や医療事務などにスキルアップをすることができます。
実務経験がなくてもチャレンジしやすく、キャリアアップのチャンスが多いのは、事務職として働く大きなメリットであるといえます。
事務職のデメリットは5つ
事務職として働くデメリットは5つです。
- 物足りなさを感じる人もいる
- 雑務が多い
- 専門スキルが必要とされることがある
- 重要な仕事なのに目立たない
- 競争率が高い
これらが事務職として働くデメリットです。
特に競争率の高さは、考えなくてはならないデメリットでしょう。
事務職は人気な職種の一つであるため、事務職として働くためには相当な倍率をくぐり抜けなくてはならないのです。
事務職未経験者に求められるスキル
事務職未経験者に求められるスキルは3つです。
- とっさのことに臨機応変に対応できるスキル
- コミュニケーションスキル
- パソコンのスキル
これらの3つのスキルは、事務職として最低限持っておきたいスキルです。
事務職として働くためには、確実に携帯しておきましょう。
とっさのことに臨機応変に対応できるスキル
とっさのことに臨機応変に対応できるスキルは、事務職未経験者が確実に持っておきたいスキルの一つです。
事務職の場合、電話対応の業務をおこなうことが多いです。
電話はいつどこからかかってくるかわかりません。
そんなときに冷静に対応できる能力は必須なのです。
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルも、事務職未経験者が確実に持っておきたいスキルの一つです。
コミュニケーションスキルは、どの職種で働くにしても最低限必要なものです。
特に事務職は多くの社員と関わることが多いため、高いコミュニケーション能力が求められるのです。
特別なスキルを持たない事務職未経験者は、確実にコミュニケーションスキルを磨いておくべきでしょう。
パソコンのスキル
パソコンのスキルも、事務職未経験者に求められます。
事務職では、データ入力などでパソコンを利用する場面が多くあります。
そのため、ある程度のパソコンスキルは未経験者であっても持っておくべきなのです。
資格は絶対にとるべき？
事務職に就くために絶対に必要な資格というものは特別ありません。
しかし、今の時代パソコンが使えなければ仕事にならないことは明白ですので、パソコン操作がどれくらいできるのか、というレベルの判断基準としてパソコン関係の資格を取得しておくことをおすすめします。
MOS（Microsoft Office Specialist）
Word、Excel、PowerPointといった、オフィスソフトのパソコンスキルを認定する世界的に有名な資格です。
これらのオフィスソフトは事務職であれば必ず使うことになります。
資格を保有していることで、自分のスキルを証明することができます。
オフィスソフトの操作はもちろんですが、社内独自のシステムを導入している会社も少なくないため、パソコン操作に抵抗がある場合は事前に勉強しておくほうがいいでしょう。
また、ビジネスマナーやビジネス常識、データや文書の管理といった実務で使える知識を身につけておきたい人には秘書検定の取得もおすすめです。
事務職に必要な総合的な知識が身に付きます。
さらに、ビジネスマナーが理解できれば転職活動にも役立つので一石二鳥です。
転職したいけどスキルがない…そんな方で転職できるコツを教えます
秘書検定
秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が運営している資格で、経営者の秘書として活躍するために必要な能力を証明する資格です。
一般的には経営者の秘書向けですが、幅広い雑務をこなすことなる事務職も持っておくべき資格です。
秘書検定に合格するためには
- 適切な言葉遣い
- 電話対応の方法
- 接客マナー
- ファイリングの方法
- 郵便書類作成
- 社会・経済に関する知識
- OA機器に関するスキル
などを覚えなくてはなりません。
難易度はそこまで高い資格ではないため、事務職未経験者でも是非挑戦してみましょう。
