ビジネスにおいて何か達成するために、目標を設定し、計画書を作成するうえで「KPI」という言葉がよく使われます。
ビジネスマンであれば理解しておきたい用語になるのですが「正しい意味がわからない」という方は多いのではないでしょうか？
この記事ではKPIの意味から設定するメリット・デメリット、さらに具体的な設定方法・運用方法を解説します。
この記事を読むことで、ビジネスマンとして知っておきたい「KPI」について知ることができるので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
KPIとは？
KPIとは「Key Performance Indicator」の頭文字をとったビジネス用語です。
一般的に日本語では「重要業績評価指標」と訳されて、目標達成までの達成具合の計測や評価をするための指標です。
簡単にお伝えすると、目標達成するための中間目標の指標になります。
例えば、目標設定が「来年度の売上目標5億円」だったとしましょう。
その際のKPIは「新規問い合わせ件数が1カ月に1,000件」「新規顧客獲得数を1カ月で10件」など「来年度の売上目標5億円」という目標を達成するための中間目標として設定します。
そのため具体的なKPIは目標設定によって異なります。
KGIとKSFとの違いとは？
KPIと似たビジネス用語に「KGI」と「KSF」があります。
「ややこしいな…」と感じる方が多いと思いますが、KPIを理解するためにはKGIとKSFを理解する必要があります。
KGIとは組織の最終的な目標です。上記でお伝えした「来年度の売上目標5億円」がKGIとなります。KSFとは目標を達成するために必要な要因です。
KSFは大きく「外部要因」と「内部要因」に分けることができて、常にアップデートする必要があります。
上記のように「来年度の売上目標5億円」だった場合のKSFは「顧客」「単価」などが挙げられます。
そのため設定する手順としてはKGI→KSF→KPIという流れになるでしょう。
KGIとKSFを理解することで、最適なKPIを設定できます。
KPIを設定するメリット
KPIとは何なのか理解していただけたと思います。
しかしKPIを設定するメリットを把握していなければ、設定・運用する価値が薄れてしまいます。
そこでメリットを4つご紹介します。
企業内で目標を統一できる
1つ目のメリットは「企業内で目標を統一できる」ということです。
上記でもお伝えしたようにKPIは最終目標を達成するための中間目標で、1つの企業目標になるでしょう。
そのため企業内で細分化した目標まで意思統一することができて、生産性を向上させることが可能です。
さらに目標を統一したことで、企業内に勤めている全員が同じ目標に向かって行動できます。設定するだけで社員全員の目標を統一できます。
最終目標までのプロセスを見える化できる
2つ目のメリットは「最終目標までのプロセスを見える化できる」ということです。
KPIを設定することで最終目標までのプロセスを見える化することが可能で、「何をしたら良いかわからない」という状態に陥ることはなくなります。
特に大手企業のような社員数が多い場合は、同じ企業内でもプロセスを共有できていないことがあります。
しかし、プロセスを見える化することで、企業内の全員が効率的に業務に取り掛かれるようになります。
目標が明確になりモチベーションを維持しやすい
3つ目のメリットが「モチベーションを維持しやすい」ということです。
KPIを設定することで目標を明確にすることができて、目標達成までのプロセスも見える化できます。
さらに最終目標よりも近い目標を設定するため、モチベーションが低下しにくくなるでしょう。
もし最終目標だけを設定していると、モチベーションは維持しにくいです。
「来年度の売上目標5億円」という目標だけではなく、「新規問い合わせ件数が1カ月に1,000件」といったKPIを設定した方がモチベーションは維持しやすく、業務にも取り組みやすくなると思います。
最終目標だけだと「不可能」と感じるものも、KPIを設定することで「可能」に感じられるようになるでしょう。
効率の良いサイクルで会社を経営できる
4つ目のメリットは「効率の良いサイクルで会社を経営できる」ということです。
効率の良いサイクルとは「PDCAサイクル」のことで、もし最終目標を達成することができなくても、数値的な指標を設定しているため課題となる点を発見しやすくなるでしょう。
例えば、「新規問い合わせ数」は達成していたものの「新規顧客獲得数」が達成できていない場合は、問い合わせから獲得までの流れに課題がある発見できると思います。
その他でも同様に課題点を簡単に発見できるようになり、効率よくサイクルを回せます。
達成・未達成は関係なく、KPIを設定することで効率よくサイクルを回せるようになるでしょう。
KPIを設定するデメリット
KPIを設定するメリットをお伝えしましたが、デメリットもあります。
設定しようか悩まれている方は、メリット・デメリットを比較して判断するようにしましょう。設定するデメリットを3つご紹介します。
目標を意識しすぎてしまう
1つ目のデメリットが「目標を意識しすぎてしまう」ということです。
設定することで目標を明確にできてプロセスを見える化できるのですが、KPIばかりを意識してしまう可能性があります。例えば営業職でKPIを設定したとしましょう。
本来、営業とは自社のサービス・製品を「良いな」と思ってもらえるように売り込むと思います。
しかし意識しすぎてしまうと、サービス・製品やお客様のことは関係なく目標達成するために行動をしてしまうことが増えるでしょう。
常に意識することは大切なのですが、意識しすぎてしまうというデメリットが生じる可能性があります。
社員へのプレッシャーになる
2つ目のデメリットは「社員へのプレッシャーになる」ということです。
設定することで目標達成できなかった時のプレッシャーを社員へ与えてしまうことになり、良い職場環境で働けない可能性があります。
KPIを達成できなかったとしても減給や降格することはないと思いますが、少なからずプレッシャーに感じると思います。
設定することで目標もプロセスも明確になりますが、その分社員に与えるプレッシャーも大きくなるでしょう。
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社員の考える力が低下する
3つ目のデメリットが「考える力が低下する」ということです。
最終目標を決めて中間目標も設定してしまうと、プロセスが見える化できすぎて社員の考える力が低下してしまう可能性があります。
さらに「プロセス通りに行動すれば良い」という考え方になってしまう恐れもあり、目標やプロセスがなければ行動できない社員になる危険性もあるでしょう。
KPIを設定することはメリットだけではなく、デメリットが生じる可能性があることを把握しておくことが大切です。
KPIの具体的な設定方法
KPIを設定する際は意味のあるKPIにする必要があります。
意味のない設定してしまうと、社員への負担が大きくなるだけです。
そこで意味のあるKPIを設定する具体的な方法を1~3の手順に沿ってご紹介します。
①KGIを明確に設定する
KPIを設定するために欠かせないことが「KGI」の設定です。
KGIを達成するためのKPIになるため、まずはKGIを決めるようにしましょう。
そしてKGIを決める際は「具体的」ということを意識してください。
「来年は今年よりも売上を上げる」といった内容では、意味のある設定ができません。
意味のある設定するためにも、具体的な数値のあるKGIを決めましょう。
②KSFを明確に設定する
KGIの設定が完了すると、KSFを設定しましょう。
上記でお伝えしたように「KGI→KSF→KPI」という流れになっているため、次はKSFを決める必要があります。
上記でもお伝えしましたが、KSFは目標を達成するために必要な要因です。
必要な要因は「生産」「販売」「品揃え」「人材」「組織」「マーケティング」「広告」などが挙げられます。KGIを達成するために必要な要因を考えましょう。
③「SMART」を意識して設定する
KSFの設定が完了すると、最後にKPIに設定です。
KPIを設定する際は「SMART」を意識することが大切です。
SMARTとは下記の通りです。
S：Specific（具体的な）
M：Measurable（計測可能な）
A：Achievable（達成可能な）
R：Relevant（関連した）
T：Time-bound（期限を決めた）
「SMART」を意識することで意味のあるKPIを設定できるでしょう。
KPIの運用方法
KPIの設定が完了すると、運用を開始しましょう。
設定しても運用しなくては意味がありませんので、すぐに運用を開始することをおすすめします。運用して結果が出てから、設定を見直すようにしましょう。
また見直し期間が長すぎるとKGIに向けて施策が行えなくなるため、注意が必要です。
そしてKGIは1年置きに見直すようにしましょう。
KPIを設定してKGIを達成しよう
この記事ではKPIについてお伝えしましたが、いかがだったでしょうか？
KPIという言葉だけを聞くと「難しそう」と感じると思いますが、複雑な意味合いがあるビジネス用語ではありません。
最終目標を達成するための中間目標と考えれば、悩むこともないと思います。
しかし設定することは簡単なことではありません。意味のある・目標を達成できるKPIを設定するためにも、上記でお伝えした「SMART」を意識するようにしましょう。
そして最適なKPIを設定してKGIを達成しましょう。
