オフィスワークやデスクワークといった言葉を一度は聞いたことがあると思います。
ですがこの二つ、一体何が違うの？と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィスワークとデスクワークの違いと、これらの仕事の内容や向いている人の特徴などを解説します。
オフィスワークやデスクワークの仕事に興味を持っている方は、ぜひ今後の転職活動などの参考にしてみてください。
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目次
オフィスワークとデスクワークの違い
まずはオフィスワークとデスクワークを簡単にご説明します。
オフィスワークとは、「企業における事務的な仕事」のことを指します。企業を裏で支えているのが、オフィスワークです。
デスクワークとは、「机に向かって作業する仕事全般」を指します。
デスク上での書類作成やパソコンを使用した作業は、すべてデスクワークです。
事務職の仕事をデスクワークと呼ぶ場合もあります。
未経験者向けにオフィスワークの仕事内容を紹介
オフィスワークの仕事内容を詳しく紹介します。
以下の業務は主にオフィスワークで担当する仕事です。
- 書類の作成・印刷・ファイリング
- データ入力
- 電話や来客の応対
- 郵便物と荷物の発送・受取対応
- 請求書業務
- 備品の発注や管理
- 帳簿の記入
業務未経験者にも分かりやすくまとめたので、チェックしましょう。
書類の作成・印刷・ファイリング
書類の作成や印刷、ファイリングはオフィスワークで大きな割合を占める業務です。
Excel（エクセル）やWord（ワード）で作られたフォーマットに打ち込めば、書類は簡単に完成します。
パソコンのスキルがあれば事務職未経験でも対応できるでしょう。
印刷した書類を管理用のバインダーにまとめる業務を、ファイリングと言います
データ入力
顧客データや、手書きの書類、業務で使う音声データを入力する仕事です。
フォーマット通りにパソコンに打ち込みましょう。
パソコンの入力スキルが試される仕事ですが、業務自体は難しくありません。
タイピングスキルを求められるため、ある程度の入力速度に慣れてください。
電話や来客の応対
電話や来客の応対も事務員が担当します。
取引先や顧客からの電話に出て、担当者に引き継いでください。
電話応対に抵抗がある人も、慣れてしまえば大きなハードルを感じにくくなるでしょう。
ビジネスマナーや言葉遣いが試される仕事です。
来客応対では顧客や来訪者の案内を担当します。
お茶を出したり会議室まで案内したり、帰った後の掃除も担当することがあるでしょう。
相手を不快にさせないため、接客に近いスキルが求められる業務内容です。
郵便物と荷物の発送・受取対応
会社に来る郵便物や荷物を受け取り、振り分ける仕事です。
受け取ったものは、間違えないように担当者の座席におきましょう。
事務職が代表して郵便や配送物を受け取れば、業務の効率化が可能ですね。
発送する場合は荷物を郵便局や運送会社に持ち込みます。
企業規模によりますが、荷物を運送する料金は別に支払う会社が多いです。
お金を払ったり切手を貼る必要はありません。
未経験でもすぐに覚えられる仕事です。
請求書業務
請求書を発行したり、代金回収の管理をする仕事を請求書業務と言います。
支払い処理や売上管理などに関わる仕事も担当することがあるでしょう。
締め請求や都度請求では、請求のタイミングが異なるので注意してください。
ツールは、ITサービスやExcel（エクセル）を使って請求書を作っている会社が多いです。
入力内容に不備がないか確認し、発行しましょう。
社内で請求書内容の承認がおりたら、先方に送付します。
備品の発注や管理
会社で使う備品の発注や管理は、多くの場合事務職が担当することがあります。
コピー用紙、ボールペンやクリアファイルなどが足りなくならないように、チェックしてください。
確認するタイミングを決めれば、ミスを起こすことはありません。
不足分は定期的に、会社と提携している業者に発注します。
備品の注文自体は未経験者でも対応できる簡単なものです。
帳簿の記入
商品やサービスの提供後帳簿に売上を記載します。
売掛金がある場合は、未入金とわかるように記入してください。
代金回収後のタイミングで追加で記載します。
帳簿は確認にコツがありますが、慣れてくれば簡単です。
未経験者からでも短期間で覚えられる仕事でしょう。
オフィスワークの種類
オフィスワークが企業における事務的な仕事ということはご説明しましたが、具体的にどのような内容の仕事を行うのでしょうか。
種類を解説していきます。
一般事務
データ入力や書類作成、ファイリング、電話・メール対応、郵便物の仕分け・発送など、仕事の内容は広範囲にわたります。
担当する内容も幅広いので、広い視野を持ち状況を把握する力が求められます。
OA事務
OAとは「Office Automation」の略で、主にパソコンを使用して文書作成やデータ入力を行う仕事です。
ワードやエクセルといった、文書作成や表計算のソフトを扱えるスキルが求められます。
営業事務
営業事務は、営業職のサポートとして事務的な作業を担います。
他の事務と異なる点は、「売上」というはっきりとした形で成果が確認できるため、やりがいも感じやすいという点です。
営業職の人たちが成果を出すためには、営業事務の仕事が必要不可欠です。
総務事務
総務部の仕事の内容をご存じでしょうか。総務部は他の部署では扱わないけれど、会社にとって欠かすことのできない業務のすべてを担っています。
例えばオフィスや建物の管理、株主総会や社内イベントの企画・運営、社内外のトラブルへの対応がそれにあたります。
総務事務は、この総務部の仕事を事務的な側面からサポートする仕事です。
経理事務
経理事務は、経理に関する事務を行います。
会社のお金の管理や日々の入出金の記録をとるなど、お金に関わる事務作業を担当します。
経理に関わる経理事務ですが、担当業務は企業によって範囲が異なります。
大企業になると経理の部署が細かく分かれていますが、中小企業だと部署が分かれていない場合があり、担当業務の範囲が広くなります。
貿易事務
貿易事務とは、貿易に関わる企業の事務職を指します。
他の事務職に比べると、より専門的な知識やスキルが求められます。
書類作成や手続き業務など他の事務職と同じ点はありますが、貿易に関わるため海外との取り引きがメインです。
そのため高いリスクが伴う仕事になります。
輸入・輸出に関する知識だけでなく、語学力も求められる事務職です。
秘書
秘書の主な仕事は、仕事を多く抱えている多忙な人物のサポートです。
電話やメール、来客応対、文書作成のほか、上司のスケジュール管理など、上司の仕事が円滑に進むように環境を整えることが秘書の役割になります。
サポート役としての細かな気遣いや、守秘義務のある内容も扱うため慎重で確実な仕事が求められます。
人事事務
人事部は採用や雇用に関する業務、労務管理、社員の教育や育成、制度や環境の整備などを行う部署です。
人事事務はこれらの業務の事務的なサポートを行います。
求職者や社員の個人情報を扱うため、情報の管理を確実に行うだけでなく、社員や求職者の人生に関わる内容を扱うという意識を持つ必要があります。
オフィスワークに求められる能力やスキル
上記の通り、事務仕事には様々な種類があり、扱う内容によって求められるスキルも異なります。
しかしどの事務仕事にも共通しているのは、「重要なサポート役」であるということです。
表に立つことは少ないためあまり目立つことはありませんが、会社や人を、裏で支えているのが事務職を担っている人です。
パソコンスキル
パソコンスキルはオフィスワークに必要です。
資料や文章作成、データ入力などパソコンがなくては仕事ができません。
最低限でも、パワーポイントで発表スライドを作れるレベルのスキルは必須です。
メールのやり取りだけでなく、場合によってはチャットツールの使用などもあるでしょう。
仕事では、インターネットリテラシーも求められる可能性が高いです。
作業の正確性・スピード
オフィスワークでは、ミスのないスピード感のある仕事が求められます。
作業量が多いタイミングでも、焦らずに落ち着いて対処することが重要です。
正確な仕事が早くできる人材は、業界でも重宝されるでしょう。
スピード感を高めるために、パソコンのスキルを磨く努力をしてください。
コミュニケーションスキル
円滑なコミュニケーションが取れる人材は、仕事が効率よく進められるでしょう。
オフィスワークは社内外の人と関わる仕事が多いです。
同じ会社の人や取引先の人などと、問題なく対応できるようにしてください。
ビジネスのコミュニケーションには、相手の要点をまとめる力も含まれます。
その場を盛り上げるスキルではないので注意しましょう。
同じ作業をこなす忍耐力
同じ作業をこなすための忍耐力は、オフィスワークに重要な要素です。
反復作業や提携の作業が多くあるオフィスワークは、強い忍耐力が求められます。
出社してから退勤するまで、同じ業務をこなすこともあるでしょう。
毎月同じ業務をこなすことに抵抗がない人には、事務員が向いています。
オフィスワークに有利な資格
オフィスワークに有利な資格を確認しましょう。
以下の3つは、どの分野の事務職でも需要がある資格です。
- MOS（マイクロオフィススペシャリスト）
- 日商簿記
- 秘書技能検定
MOS（マイクロオフィススペシャリスト）
MOS（マイクロオフィススペシャリスト）は、Microsoft社の以下のスキルが証明できます。
- Word（ワード）
- Excel（エクセル）
- PowerPoint（パワーポイント）
パソコンスキルが試される試験ですが、独学でも合格は難しくありません。
事務として活躍するためには、MOSの資格取得が有利です。
日商簿記
日商簿記は、経理管理に役立つ知識が深められます。
商業や工業に関わる簿記では、原価計算のレベルまで勉強できるでしょう。
スキルを積めば、財務諸表から経営を把握することも難しくありません。
就職や転職でも、日商簿記2級以上をとっている人は数字に強いことが証明できます。
秘書技能検定
秘書技能検定を受験すれば、ビジネスマナーが理解できます。
場面ごとの正しい敬語や、電話や来客の対応などが学べるでしょう。
検定では、ビジネスにふさわしいファッションや身だしなみについても問題が出ます。
転職や就職で役立つのは秘書技能検定2級以上なので注意してください。
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デスクワークのメリット
デスクワークのメリットをチェックしましょう。
取引先に出向いたり現場で働いたりする仕事とは違い、基本的に座った状態での作業になります。
デスクワークは専門的な知識やスキルが求められる場合もありますが、あらゆる職種や業界に対応できます。
未経験者も挑戦しやすい
未経験者でも挑戦しやすいことは、事務職の大きなメリットです。
初めて事務仕事をする人も、少しずつ覚えられる仕事がそろっています。
仕事の内容が決まっているため、慣れれば短時間で完了できるでしょう
業務自体も非常に難しいものはなく、ストレスを感じにくい傾向にあります。
ただし企業では、即オフィスワークでも戦力を求めていることがほとんどです。
完全未経験は、転職活動がやや厳しくなることに注意してください。
体力の消耗が少ない
体力の消耗が少ないことは、オフィスワークのうれしいポイントですね。
椅子に座ってできる仕事がほとんどのため、身体的な負担を感じにくいです。
重いものを持ったり梱包したりする仕事もありません。
女性が年を重ねても活躍しやすいことは、大きなメリットです。
快適な室内で仕事ができる
空調が効いている快適な室内で仕事ができます。
精密機器のパソコンを使うため、温度管理はしっかりしなくてはいけません。
外の空気が仕事場に入ってくることもないでしょう。
寒い時期は暖かく、暑い時期は涼しい場所で業務に集中できます。
ワークライフバランスを調整しやすい
オフィスワークにワークライフバランスを求める人も多いでしょう。
残業時間が少ないことは、オフィスワークの大きな強みですね。
出張の必要もないため、私生活に影響が及びにくいです。
仕事とプライベートのバランスが取りやすいことで、長く務められることもあるでしょう。
事務職は働きやすい環境が期待できます。
スケジュール管理しやすい
オフィスワークは毎月の業務が決まっています。
1年を通してもスケジュールの管理に手間がかかりません。
タイミングによっては忙しい時期もありますが、繁忙期がずっと続く可能性はないです。
仕事の計画を立てやすいことは、オフィスワークの特徴ですね。
平日だけなど、出勤日が決まっている事務職も多くあります。
デスクワークのデメリット
デスクワークにも、人によってはデメリットに感じる部分もあります。
机に向っての座り仕事になるため、長時間同じ姿勢での作業が強いられます。
肩や腰、目などの体調不良につながることもあります。
やりがいを感じにくい
事務系のオフィスワークは、やりがいを感じにくい人もいるようです。
同じ業務を繰り返すことが続くと、スキルアップが期待できません。
これからのキャリアについて悩む人も多いでしょう。
このまま事務員として働くことに抵抗がある人は、転職もおすすめです。
電話応対が苦手な人もいる
事務職の電話応対が苦手な人もいます。
プレッシャーや緊張感を感じてしまうとうまく対応できません。
初めのうちはミスをしても、次から気をつければ解決します。
落ち着いて対応し、不明なところは積極的に尋ねましょう。
「○○について、もう一度お尋ねしてよろしいでしょうか」といった質問方法がおすすめです。
相手に不快感を与えないように注意し、電話を取ることに慣れてください。
キャリアアップに繋がりにくい
キャリアアップに悩む人は、資格の取得をおすすめします。
例として、簿記の資格を取れば経理にステップアップすることも不可能ではありません。
仕事や業界で有利な資格を取れば、業務にスキルがいかせます。
ミスがないようにスピーディーに仕事をこなすことで、会社からの評価が上がるでしょう。
肩こりや頭痛に悩む人が多い
肩こりや頭痛に悩む事務職もいるでしょう。
オフィスワークはずっと同じ姿勢で椅子に座る仕事が多くあります。
長時間働くと、体に不調が出てしまうことも考えられますね。
体に負担を感じたらセルフメンテナンスを行ってください。
軽いストレッチをすれば、体の血行が良くなります。
運動不足の問題が出やすい
オフィスワークは運動不足が起きやすい仕事です。
勤務時間中は歩き回ったり体を動かすことがほとんどありません。
人によっては、長時間椅子に座る姿勢をストレスに感じることもあるでしょう。
運動不足が悪化すると健康に支障が出ます。
定期的に運動をして、健康診断の結果なども気をつけてチェックしましょう。
事務職に向いている人には以下の共通点があります。
事務職に向いている人の特徴
事務職に向いている人には以下の共通点があります。
- コツコツと自分の仕事をこなせる
- 周りの状況を把握できる
- 今何をすればよいのかを自分で考え行動に移せる
以上の人は、事務職でもその能力が存分に発揮されます。
事務職はサポート業務でもあるので、周りの人とのコミュニケーション能力や柔軟に対応策を考えられる力が求められます。
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デスクワークに転職する注意点
デスクワークは事務職の仕事を指す場合もありますが、机に向かって作業する仕事は全般的にデスクワークです。
デスクワークがメインの職種もあれば、デスク以外での仕事もありデスクワークは少なめといった職種もあります。
デスクワークは事務職だけとは限らない
ひとくちに机に座ってする作業と言っても作業内容は様々ですが、資料や書類の作成、データ入力、メールや電話の対応などがデスクワークに当たります。
デスクワークと聞くと事務職の仕事を思い浮かべることが多いかもしれません。
しかし、プログラマーやシステムエンジニア、ライター、コールセンターのオペレーターなどもデスクワークと言えます。
職種によって差はありますが、デスクワークは様々な仕事で必要な作業です。
職種によってデスクワークがほとんどない場合もあります。
デスクワーク中心の仕事がしたいという方は、事務職の仕事から情報を集めてみてはいかがでしょうか。
事務職は求人倍率が高い
デスクワークも多い事務職は、数ある職種の中でも人気が高い職種です。
他の職種に比べると給与はすこし少なめにはなります。
しかし、以下の理由から続けやすいと感じる方が多いです。
- 出社時間や退社時間が安定しており残業が少ないこと
- ルーチンワークの仕事で急な仕事を要求されることが少ない
成果が目に見えるわけではないのでやりがいを感じにくいこともあります。
ただし、会社とそこで働く社員の人たちを陰ながら支えているのが事務職です。
仕事を滞りなく進めるために常に周りの状況を気に掛けている事務職は、会社や他の社員の人たちにとって大きな支えとなります。
オフィスワーク・デスクワークは重要な仕事
オフィスワークもデスクワークも内容だけを見ると、あまり目立つことのない裏方の作業と感じる方も多いのではないでしょうか。
しかしそういった作業によって支えられている人がいたり、仕事が円滑に進んだりするのです。
自分の能力やスキルアップにも挑戦できる仕事なので、興味のある方はぜひ挑戦してみてください。
