最近では日本でも残業ではなく、生産性と効率の上昇を求められており、上司からセルフマネジメントを徹底するように言われている方も居ることでしょう。
しかしセルフマネジメントと横文字だけを見ても、どう対応すればいいかわからない！という方も居るでしょう。
実際に仕事を効率的にできている人の多くは、セルフマネジメントを日常生活の中で実行できています。
みなさんもセルフマネジメントを定着させるために、今から取り入れられる方法知りたいですよね。
今回はセルフマネジメントを導入することで体感できるメリットから、実際に実行するためのポイントまで、徹底的に解説していきます。
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目次
セルフマネジメントとは普段の自己管理のこと
セルフマネジメントとは、直訳した通り普段の生活の自己管理のことを指します。
ただし仕事上の生活だけではなく、自分のメンタルの管理も含みます。
仕事をしていく以上、業務の管理能力だけではなく、業務をこなしていくときに必要な体や精神の管理も重要になります。
自分の全体をマネジメントすることで、無駄のない生産性のある人材になることができるのです。
セルフマネジメントを強化すると得られる5つのメリット
セルフマネジメントを実行すれば効率化できるといわれても、いまいちピンとこない方も多いですよね。
セルフマネジメントを強化すると得られるメリットは、以下の5つです。
- 仕事の時間配分ができるようになる
- 決められた時間での生産性が向上する
- 業務を効率化する思考が身につく
- リモートワークでも生産性を落とさずに済む
- 精神が安定して気分の落ち込みが少なくなる
以下で詳しく解説していきます。
仕事の時間配分ができるようになる
セルフマネジメントを強化することで得られる第一のメリットは、仕事の時間配分ができるようになる点です。
毎日業務を行うにあたってタスクがどんどん振られてきますので、優先度順に消化しなければなりません。
しかしだらだらと時間をかけて進めてしまうと、タスクを消化する効率が悪くなってしまいます。
セルフマネジメントを実行すれば、沢山あるタスクの処理も効率よくできるようになります。
決められた時間での生産性が向上する
第二に、決められた時間での生産性が向上する点です。
セルフマネジメントを行うことで、時間を意識した行動ができるようになると、時間内で仕事を終わらせるというゴール設定ができるようになります。
ゴール設定をきちんと設けておくことで、時間内に終わらせようとする意識が高まり、どうすれば早く終わらせることができるかを考えられます。
決められた時間で作業を終わらせられるようになると、段々と生産性も上がっていきます。
業務を効率化する思考が身につく
第三に、業務を効率化する思考が身につきます。
上述した通り、業務の時間を自分でマネジメントできるようになると、より早く終わらせられる方法を模索しようとし始めます。
業務を効率化する仕組みを作ろうとする仕組みが自然と身につきますので、他の業務でも活かすことができます。
日常生活でも複数の火事をこなしながらなにかできないかと、時間を短縮する方法を編み出しやすくなります。
リモートワークでも生産性を落とさずに済む
新型コロナウイルスの影響でリモートワークに切り替える企業も増えています。
リモートワークを実施するとなると、自宅で作業をしなければなりませんから、居住空間で業務をこなさなければなりません。
仕事と日常のオンオフが就きづらくなってしまいますので、人によっては生産性が下がってしまいます。
しかしセルフマネジメントを徹底しておくことで、リモートワークでも生産性を維持できるようになります。
精神が安定して気分の落ち込みが少なくなる
セルフマネジメントを徹底することで、精神が安定して気分の落ち込みが少なくなります。
感情と向き合うことで自分で自分の感情をコントロールできるようになります。
気分が落ち込んでいるときに自分で機嫌を取ったりと、周囲に迷惑をかける心配がなくなるのです。
セルフマネジメントができない3つの原因を知ろう
過去にセルフマネジメントを徹底してみようとして、失敗した経験がある方も居ますよね。
自分でできているつもりでも挫折してしまったり、何も変化が感じられないこともあります。
セルフマネジメントの習慣化に失敗してしまう人によくある原因は、以下の通りです。
- 1度できないと落ち込んでしまいがち
- 時間管理の記録に時間をかけてしまう
- 具体的な目標がないまま始めてしまう
以下で詳しく解説していきます。
1度できないと落ち込んでしまいがち
セルフマネジメントを始めると、最初のうちはスケジュール通りにいかなかったり、管理が追い付かないこともあります。
1度できなかったからと自分に向いていないとして諦めてしまうと、もちろん継続も習慣化もできません。
そもそも元から習慣化できていないものを、日常の考え方やルーティンを変えてまで取り入れるのですから、最初からうまくいくことはほとんどありません。
たった1度の失敗で自分にはできないと思い込むのではなく、失敗して当たり前の思考を持っておくことが大切です。
時間管理の記録に時間をかけてしまう
セルフマネジメントの基本は時間管理ですが、時間管理を記録する過程に時間をかけてしまう方が多いです。
時間がどれだけ経過したか、どの作業をしたかを事細かに記録して可視化する必要はありません。
自分である程度把握できれば良いのです。
時間がどの程度かかっているかを記録するのに時間をかけてしまうことで、せっかく時間の短縮や効率化を意識していても意味がなくなってしまいます。
自分でも気づかないうちに無駄な時間を使っているため、挫折してしまいます。
具体的な目標がないまま始めてしまう
具体的にどこの時間を何のために節約するのかを明確にしていない状況で始めてしまうと、ゴールがわからずに迷走してしまいます。
スケジュール管理をする日に何を確実に終わらせたいのかの軸がはっきりしていないと、意味がありません。
なぜセルフマネジメントを始めたかの意義もわからなくなることもあります。
今日からできる！セルフマネジメントを定着させる6つのポイント
セルフマネジメントを日常生活で定着させるには、以下の6つのポイントを守っておきましょう。
- 取り掛かる仕事にかかる時間と日数を把握する
- 1日の作業予定を朝のうちに決めておく
- 作業中の時間経過に気を配る
- 作業の優先順位を常につけることを意識する
- アンガーマネジメントを徹底する
- ストレス発散を定期的に行う
以下で詳しく解説していきます。
取り掛かる仕事にかかる時間と日数を把握する
セルフマネジメントを始めるにあたって、まず自分が担当する業務それぞれに時間と日数をどの程度かけるかを判断しましょう。
全くの経験がない作業なら、一度実行してみてかかる時間を経験してみるのもいいでしょう。
また既に実行したことがある上司や先輩がいるなら、大体の時間目安を聞いておいて、同じ時間でこなすための方法を考えてみましょう。
時間のかかるタスクの場合は、期限までの時間を把握しておいて他の予定とどう組み合わせるかを考えてください。
1日の作業予定を朝のうちに決めておく
1日の業務を始める前に、作業予定を朝のうちに決めておきましょう。
作業をしながら次は何をやろうかを決定していくと、段取りの予想がつかないまま作業が始まってしまうことになります。
朝その日何を行うかを決めると同時に、時間割を組んでおくと、それ通りに作業をこなしていけばいいだけです。
不要なところまで頭を使う必要がありませんので、効率的に作業を進められるようになります。
作業中の時間経過に気を配る
作業時間を決めた後は作業中の時間経過にも気を配るようにしましょう。
作業中には他の緊急性の高いタスクが振ってくることもありますから、予定通りに終わらないことが多いです。
時間を適宜確認して、送れるようであれば他の時間を活用してリカバリーできるようにしましょう。
作業の優先順位を常につけることを意識する
作業の優先順位をつけることも、普段から意識するようにしましょう。
どの作業が締め切りが近いか、意識して取り組むべき業務を決めていきましょう。
もしも優先順位の判断がつかない場合には、上司や同僚に確認して指標を聞くようにしましょう。
優先順位が意識できるようになると、無駄な作業をへらすことができますので、より自己管理を徹底できるようになります。
アンガーマネジメントを徹底する
アンガーマネジメントという言葉をご存じでしょうか？
人間は怒りの感情を感じてしまうと、ついつい表面に出してしまいがちです。
怒りを表面に出してしまうことで他の人に不快な思いをさせてしまうこともありますし、その後もずるずると引きずってしまうことが多いです。
自分が何に対して怒りを感じやすいのかを分析して、怒りの感情をもった時に客観的な目で自分を見られるようにしましょう。
人間の怒りはピークが6秒間といわれています。
その間にじっと我慢して、怒りが収まるのを待つだけでも感情の管理ができるようになります。
またその場で起こることによって生じるデメリットも把握しておくと、冷静になりやすくなります。
ストレス発散を定期的に行う
社会生活は常にストレスが付きまとうものです。
ストレス発散を定期的に行うことで、自分のストレスや感情を管理できます。
好きなことを休みの日に思いっきりやってみたり、逆に何もしない時間を設けてみるのもいいでしょう。
日本はストレス社会ともいわれていますから、ストレスを感じたら早めに対処しておかないと、精神疾患を引きをおこしてしまうこともあります。
我慢のし過ぎは厳禁ですから、適宜時間を見つけて休息をとるようにしましょう。
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セルフマネジメントを定着させたい人におすすめの3つの習慣
セルフマネジメントを定着させたい人におすすめの習慣は、以下の3つです。
- 毎日細かい目標設定を行う
- 毎日ささやかな達成のご褒美を用意する
- ノートやアプリで記録をする
以下で詳しく解説していきます。
毎日細かい目標設定を行う
セルフマネジメントを生活の中で定着させていくには、毎日の細かい目標設定を行うことが重要です。
細かい目標設定を行うことで、一つ一つ着実にできるようになっていきます。
セルフマネジメントを習慣化する際に挫折するケースで多いのが、目標が大きすぎる・マネジメントを徹底した末に何を得たいかを理解していない点です。
毎日これだけはやる！と決めておくことで、段々と身についていくでしょう。
毎日ささやかな達成のご褒美を用意する
人間、何かしらの楽しみがないとつらいことを続けていくことはできません。
毎日ささやかでも、目標を達成できたときのご褒美を用意するようにしましょう。
ご飯を少しだけ豪華にしてみる、帰りの時間をいつもより少しだけ早くしてみるなど、普段の生活に変化を付けてみましょう。
ご褒美があるから頑張れるという経験をすれば、モチベーションの維持もできます。
ノートやアプリで記録をする
毎日の行動記録として簡単に記録する習慣をつけましょう。
記録をすることで自分が変化していることを実感しやすくなり、より目標を設定しやすくなっていきます。
ただし上述した通り、簡単に入力できるものでないと、記録に時間がかかってしまいますので時間を無駄にしてしまいます。
時間管理のアプリなどもありますから、通勤時間などを利用してぜひ活用してみてくださいね。
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いかがでしたか？
セルフマネジメントができることで、仕事上の生産性を上げてより効率的な業務ができるようになります。
効率化が出来ることで、上司や同僚からの評価も高くなっていきますから、収入を上げることにもつながります。
また仕事を効率よくこなすことでもっと大きい仕事を回してもらえるようにもなりますから、キャリアアップを狙うにはいい機会です。
ただし初っ端から完璧な結果を出すことは難しいですから、継続して何度も試行錯誤する必要があります。
習慣化には長期間かかることもありますから、自分のできる範囲のことから、コツコツ取り入れていきましょうね。
