社会人になると、複数の仕事を同時に抱える機会が多くなりますが、複数の仕事を同時にこなすことはできないため、仕事に対して「優先順位」を決めることが大事と言われます。
しかし、「仕事に対しての優先順位の決め方がわからない…」と悩まれてる方は多いのではないでしょうか？
この記事では仕事の優先順位を決める方法について詳しくご紹介します。
優先順位を決めるときのコツや優先順位を決めるメリットなどもご紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
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目次
仕事の優先順位を決める方法とは？
仕事の優先順位を決める方法は、大きく3つのステップに分けられます。
- 「やること」「やらないこと」を決める
- 「時間管理のマトリクス」を意識して4つに分ける
- 重要かつ緊急なものから優先順位を決める
3つのステップを進めていくことで、仕事の優先順位を決められます。
3つのステップについて詳しくご紹介します。
①「やること」「やらないこと」を決める
複数もの仕事を同時に進めることはできないため、まずは「やること」「やらないこと」の2つに分ける必要があります。
抱えている全ての仕事に対して優先順位を考えると、時間がかかってしまい、非効率な決め方になるため、やることとやらないことに分けるようにしてください。
そして、現在抱えている仕事と、今後発生するであろう仕事を可視化する必要があります。
メモなどを使いながら仕事を全て書き出して、2つに分けてみてください。
②「時間管理のマトリクス」を意識して4つに分ける
仕事の優先順位を決める上で最も大切なことが、「時間管理のマトリクス」です。
時間管理のマトリクスとは、行動や出来事を「重要度」と「緊急性」の2つの軸で分類するものです。2つの軸で分類すると、下記の通りに分けられます。
- 重要かつ緊急性の高い仕事
- 緊急ではないけれど重要度の高い仕事
- 重要度は低いけれど緊急性が高い仕事
- 重要度も緊急性も低い仕事
時間管理のマトリクスを意識することで、優先順位を決めばければいけない仕事を4つに分類できます。
最も優先順位が高くなる仕事が「重要かつ緊急性の高い仕事」になり、重要度と緊急性を軸に分類することで、効率よく正確に優先順位を決められます。
③重要かつ緊急なものから優先順位を決める
時間管理のマトリクスを意識して4つに分類すると、「重要かつ緊急性の高い仕事」から順番に優先順位を決めていきます。
②と③は重要度を優先するのか、緊急性を優先するのかによって順番が変わります。
緊急性を優先する場合は、②と③の順番が変わるため、時間管理のマトリクスを意識する前に、どちらを優先するのか決めるようにしてください。
そして、仕事の優先順位を決めることができれば、実際に行動に移していきましょう。
優先順位の高い仕事から取り掛かれるように、スケジュール管理も徹底することが大切です。
仕事の優先順位を決めるときに抑えておきたいコツ
仕事の優先順位を決めるときには、いくつか抑えておきたいコツがあります。
効率よく正確に優先順位を決めるためにも、下記のコツを参考にしてみてください。
会社の優先順位を確認する
上記でお伝えした仕事の優先順位を決める方法は、自分の中での優先順位です。
ただし、会社に勤めている以上は、会社の優先順位を確認することが大切になります。
会社が優先したい仕事と、自分で決めた優先順位に違いが生じると、優先順位を決めた意味がなくなってしまい、上司や会社から良い評価を受けられません。
会社によっては「仕事のやり方は個人に任せる」というケースもありますが、事前に確認しておくことをおすすめします。
優秀な同僚や上司の真似をする
社会人として優秀な成績を残している方は、仕事の優先順位を明確に決めています。
仕事の優先順位を決められているからこそ、優秀な成績を残せているとも考えられるため、社内にいる優秀な同僚や上司の真似をしてみることが大切です。
優秀な方がどのように行動しているのか、いつ優先順位を決めているのかなどを観察していると、ヒントになることが必ず見つかります。
そして、得たヒントを取り入れて、優先順位を決めて仕事をすることで、理想としている成果を上げられる可能性が高くなるでしょう。
「To Doリスト」を作成する
決めた優先順位を間違えてしまうと意味がないので、「To Doリスト」を作成することが大切です。
1日の終わりに翌日の予定を書込み、1日の始まりに予定を確認することで、決めた優先順位を間違わないようになります。
自分のデスクやパソコンのデスクトップなどにTo Doリストを管理しておくと、確認することを忘れるということも防げます。
1日の始まりだけではなく、昼休みや1つの仕事が終わる度に確認しても良いです。
簡単な仕事はすぐに終わらせることが大切
仕事の優先順位を決めるときには、「難しい仕事が先」「簡単な仕事は後」と決められる方が多いのですが、簡単な仕事はすぐに終わらせることが大切です。
簡単な仕事をすぐに終わらせることで、仕事にスピード感が出て、後の仕事もスムーズに進みやすくなります。
また、午前中に簡単な仕事をすることで、午前のモチベーションにも大きく影響します。
簡単な仕事をすぐに終わらせるということを意識し、スピード感を持って仕事をすることが大切です。
仕事に優先順位を決めるメリットとは？
効率よく正確に優先順位を決めることで、さまざまなメリットが生じます。
反対にデメリットになることはほとんど考えられないです。
仕事に優先順位を決めるメリットをいくつかご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
効率よく仕事をこなせる
仕事に優先順位を決めることで、効率よく仕事をこなせるようになります。
例えば、やるべきことが決まっていても順番が決められていない仕事か、やるべきこととその順番まで決められている仕事では、どちらの方が効率よくこなすことができるでしょうか？
ほとんどの方が、順番まで決められている方と答えると思います。
仕事に限らず、勉強やスポーツでも順番が決められていると、効率よく進められます。
そして、仕事を効率よくこなせるようになると、理想としている成果も上げやすくなるでしょう。
ワークライフバランスが整う
仕事を効率よくこなせるようになることで、時間の無駄がなくなり、残業や休日出勤を減らせるようになります。
そのことでワークライフバランスを整えられるようになり、仕事もプライベートも充実します。
社会人にとってワークライフバランスが整うことは、大きなメリットになるでしょう。
そして、ワークライフバランスが整うことで、仕事に対するモチベーションも高くなります。
仕事の優先順を決めることで、ワークライフバランスが整い、仕事に対するモチベーションも高められるようになります。
上司や会社からの評価が高くなる
仕事の優先順位を決めて、効率よく仕事をこなせるようになると、上司や会社からの評価が高くなります。
例えば、法定時間内で5つの仕事をこなす人と、法定時間を3時間過ぎて5つの仕事をこなす人では、どちらの方が会社側として求める人材になるでしょうか？
法定時間外の労働には残業代を支払い義務があるため、法定時間内で5つの仕事をこなせる人が求められると思います。
さらに、上記でお伝えした通り、効率よく仕事をこなせる人は、成果も上げやすくなるため、より上司や会社からの評価が高くなります。
優先順位を決めることは仕事以外でも活かせる
社会人になると年収・待遇に対する不満や、自身のキャリアアップのために、転職を考えることがあると思います。
優先順位を決めるということは、転職活動でも活かすことができます。
転職で優先順位を決めるのは、転職先に求める条件が挙げられます。
転職先に求める条件に優先順位を決めておくことで、スムーズに条件に見合った求人を見つけられます。
また、優先順位を決めておくことで、企業とのミスマッチを防ぐことができます。
さらに、「現職の仕事」「転職活動」「プライベート」の3つの優先順位を決めておくことで、希望通りに転職が成功しやすくなります。
転職で優先順位を決めるときも「時間管理のマトリクス」を意識することで、効率よく正確に順位を決められます。
希望通りの転職を成功させる方法とは？
希望通りに転職を成功させるには優先順位を決めることも大切ですが、「転職エージェント」を活用することも大切です。
転職エージェントとは、無料で転職に関することを幅広くサポートしてくれるサービスです。
具体的に受けられるサポートは、「求人紹介・面接対策・書類添削・日程調整・条件交渉」などで、登録することで担当のキャリアアドバイザーが1人付きます。
そのため働きながらでも希望通りの転職を成功させられる可能性が高いです。
さらに、転職サイトでは公開されていない「非公開求人」にも応募できるため、転職先の選択肢を広げられます。
おすすめの転職エージェントは下記の通りです。
転職エージェントは併用しても問題ないため、気になるものがあれば登録してみてください。
仕事ができないから転職したい！ 転職先の見つけ方と成功するための方法
社会人にとって優先順位を決めることは大事
この記事では仕事の優先順位の決め方についてお伝えしましたが、いかがだったでしょうか？
社会人にとって仕事の優先順位を決めることは大事で、さまざまなメリットが生じます。
仕事の優先順位は3つのステップを進めるだけで決めることができるため、時間を必要とするものではありません。
ただし、優先順位を決めて終わりでは意味がないため、優先順位の高いものから行動に移していくことが大切です。
この記事でお伝えした内容を参考にして、仕事の優先順位を決めてみてください。
