退職代行を使われたときに、企業はどのようなことをすべきでしょうか。
代行業者から連絡が来た時は慌てずに対処しましょう。
問題を洗い出して企業で対策を取らないと、その後も退職代行業者を使われる可能性が高まります。
悪い方向に進まないように、正しい対処法を理解してください。
この記事では、企業が従業員から退職代行を使われたときの注意点も紹介します。
退職代行に悩む企業におすすめの記事です。
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目次
退職代行を使われた企業がすぐにすること
退職代行を使われた企業がすぐにすることには、以下があります。
- 退職代行の身元を確認する
- 退職代行とは退職金の交渉をしない
- 従業員の雇用形態をチェックする
- 退職代行を使った従業員に確認をする
- 退職代行を使った従業員から退職届を提出してもらう
- 貸し出し品などの返却を依頼する
基本的に弁護士以外の退職代行から連絡が来ても、その後のやり取りは従業員と行ってください。
法律的な問題が出た場合は、企業顧問の弁護士に相談しましょう。
退職代行の身元を確認する
退職代行から連絡が来た場合、相手の身元を最初に確認してください。
業者から連絡が来ても、すぐに手続きに入ることはやめましょう。
代行業者を装った企業や従業員への嫌がらせや、詐欺ということも考えられます。
弁護士は協議が必要
退職代行に弁護士がついた場合は、担当者と協議を進めます。
従業員の退職日調整や退職金などの交渉に応じましょう。
弁護士の退職代行は、企業は素直に応じることをおすすめします。
従わないと、民法違反や労働基準法違反などのトラブルを指摘されてしまうので注意しましょう。
弁護士と揉めると、企業経営や従業員採用に支障が起きる可能性があります。
詐欺や嫌がらせの可能性もある
相手が退職代行業者を名乗る場合は従業員本人に連絡して確かめてください。
従業員本人に退職の意志はあるのか尋ねましょう。
冷静に対応し、トラブル発生を予防することが重要です。
珍しい例としては、従業員への嫌がらせとして退職代行業者に第三者が依頼することがあります。
退職代行とは退職金の交渉をしない
退職代行業者は、弁護士のように退職金や条件の交渉はできません。
退職時の企業との交渉は弁護士以外は法律で禁止されており、非弁行為にあたります。
弁護士が関わっていない場合は退職代行サービスが対応できる範囲は以下のみです。
- 企業に従業員が退職する意思を代わりに伝える
- 退職に関わる書類の提出などの事務的なこと
その他の交渉については、法律的に認められていないので対応しないでください。
弁護士以外の退職代行が行う非弁行為は犯罪にあたります。
退職代行からの交渉内容がひどい場合は、弁護士に相談して対策をしましょう。
退職代行を使った従業員に確認をする
必ず本人確認をしてから、従業員の退職手続きをしてください。
本人確認を行わずに進めるとトラブルに発生します。
希望していないのに退職処理を行ってしまうと、企業の責任になるので注意が必要です。
従業員本人と話せない場合でも、書面や電話で連絡をすることが重要です。
どうしても連絡が取れない場合は、退職代行から本人確認書類を提出してもらい退職の意思を確かめてください。
従業員の雇用形態をチェックする
従業員の雇用形態を確認してから退職手続きを進めましょう。
有期雇用の従業員の場合は、一方的な退職手続きが認められません。
そのため企業側は退職に応じる必要はないでしょう。
ただし、パワハラやセクハラなどの問題があった場合は「やむを得ない理由」として扱われます。
退職を考えている社員を雇っておく必要もないので、手続きを進める会社もあります。
退職代行を使った従業員から退職届を提出してもらう
退職代行を使った従業員の確認が取れたら、退職届を提出してもらいましょう。
できるなら郵送やメールなどで連絡を取り、本人から提出してもらうことが重要です。
「退職者に対して企業から連絡してはいけない」といった、法律的な決まりはありません。
本人対応が難しく退職代行から提出してもらう場合は、従業員の確認をさらに重ねてください。
受け取ったら退職が決まってしまうので、冷静になって慎重に進めましょう。
トラブル発生を避けるためにも、退職届にかかわる手続きは焦ってはいけません。
退職届けを受け取った後は従業員本人に対して、再度の連絡が必要です。
貸し出し品などの返却を依頼する
退職希望の従業員本人または退職代行あてに貸出品などの返却を依頼しましょう。
社員証や制服など、漏れがないようにチェックリストを作るといいですね。
会社の備品を貸している場合は、忘れずに回収が必要です。
従業員の対応が難しいときは、退職代行を通したやり取りとなります。
退職代行を使われたときの注意点
企業が従業員から退職代行を使われたときの注意点には、以下があります。
- 本人が拒否する場合は無理強いはやめる
- 退職希望者にプレッシャーをかけない
- うわさが流れないように対応する
- 退職希望者に有給休暇を消化させる
- 従業員への損害賠償請求はやめておく
企業として気をつけることはいくつかあるのでチェックしましょう。
本人がヒアリングを拒否する場合は無理強いはやめる
本人が退職についてのヒアリングを拒否する場合は、無理に対応を求めることは避けてください。
企業との話し合いが難しい精神状態が考えられ、仕事が原因で健康被害が出ている可能性があります。
退職代行サービスからの連絡でストレスがたまることが考えられますが、焦りや怒りは禁物です。
従業員や転職代行相手に怒鳴ったり暴言を浴びせたりすると、法的な問題に発展しかねません。
退職希望者にプレッシャーをかけない
退職を希望する従業員の意思を尊重しましょう。
従業員に圧力をかけてしまうと新たなトラブルの火種になります。
すでに退職代行を使っている場合は、復職の見込みはないと考えてください。
条件や待遇を変えても仕事を続けることは期待できないので、プレッシャーをかけるのは避けましょう。
うわさが流れないように従業員の退職の対応をする
職場で悪いうわさが流れないように、適切な対応を取ってください。
退職希望者がスムーズに仕事を辞められるようにしましょう。
「退職代行を使って辞めた」という情報は、企業にとってネガティブなイメージにつながります。
取引先や働いている社員にも影響が出てしまうので、SNSなどで情報が流出しないように周知が必要です。
求人応募者数が減ってしまうことも考えられるため、退職代行や従業員と争うことは危険です。
退職希望者に有給休暇を消化させる
退職希望者に有給が残っている場合は消化を徹底させましょう。
退職予定の社員でも有給消化をしなければ、労働基準法違反となります。
転職代行では即日退職のために有給消化を求めるケースが多いです。
従業員の有給の申し込みに対しては、退職前提でもきちんと対応しましょう。
退職のあいさつや引き継ぎをせずに辞めることに腹が立つかもしれませんが、有給消化の処理は徹底してください。
従業員への損害賠償請求はやめておく
従業員への損害賠償を請求しても、企業にとって大きなメリットはありません。
そもそも従業員は辞めたいときに退職できるように法律で決まっているため、勝訴することはほとんどないでしょう。
それどころか、退職にあたって企業のトラブルや不備が指摘されることも考えられます。
今後の会社経営に影響が出てしまうので、退職する従業員への損害賠償請求はおすすめできません。
退職代行を使われた後に企業がすべきこと
退職代行を使われた後に企業がすべきことには以下があります。
- 退職手続きに必要な書類をそろえる
- 退職者の穴をどうやって埋めるか考える
- 他の従業員へ負担がないように引き継ぎする
- 退職代行を使われた原因を洗い出す
退職手続きに必要な書類をそろえる
退職代行から連絡があった場合は本人確認後に必要な書類をそろえましょう。
退職に必要な書類と注意ポイントをリストアップし、管理する方法がおすすめです。
電話や対面で書類提出を求めることは避けてください。
退職予定の従業員とはメールのやり取りにとどめ、提出書類を請求しましょう。
自宅に送って欲しいと言われれば、その通りに対応することがベストです。
退職者の穴をどうやって埋めるか考える
社員が抜けたのをどうやって埋めるか考えてください。
とくに取引先がいたり大きなプロジェクトを仕事を担当していた場合は要注意です。
取引先に迷惑がかからないように対応しましょう。
後任者が決まるまでは上司が担当して、現状を把握することが重要です。
退職代行を使った従業員は、連絡があったその日から出社しないものと考えましょう。
他の従業員へ負担がないように引き継ぎする
他の従業員へ負担がないように、引き継ぎを行ってください。
いきなり人員が減ることは、周囲の社員が過重労働になることが考えられます。
激務や残量が増えてしまうと、今いる社員も退職を考える原因になってしまうでしょう。
できるだけ早く人員を補填したり、他の部署から応援を頼んだり、従業員に負担をかける期間を縮めてください。
退職代行を使われた原因を洗い出す
退職代行を使われてしまった原因を洗い出しましょう。
見つかった場合は1日でも早く解決につなげることが重要です。
退職代行を使う原因として考えられることには以下があります。
- セクハラやパワハラがあった
- 残業代の未払いがあった
- 荷重労働で働きにくかった
- 退職届を出していたのに受理されなかった
社員が退職代行を使うことには、さまざまな理由が考えられます。
これまで働いていたとしても、退職が言い出しにくかった職場であることに変わりはありません。
退職代行を使われたことをきっかけに、企業全体の問題の洗い出しを行いましょう。
退職代行を使われないためのポイント
従業員から退職代行を使われないためにはポイントがあります。
二度と退職代行を使われないように、企業ができることをまとめました。
従業員と適切な関係をつくる
退職代行を使われないためには、日頃から従業員と適切な関係を作りましょう。
ビジネスに必要な要件を言い合える職場づくりは重要です。
ただし、従業員同士があまりにプライベートに踏み込んでしまうとトラブルに発展するので注意してください。
仕事をする上で密な関係は大切ですが、必要以上に親しくすることは危険です。
パワハラやセクハラを防ぐためにも、お互いに適度な距離を取って仕事をしましょう。
再発防止のための対策をする
再発防止のために対策を練りましょう。
なぜ退職代行を使われてしまったのか原因を洗い出したら、問題の解消を進めてください。
退職の意思や退職届の提出が上層部まで伝わっていなかったことも考えられます。
中間管理職が退職をもみ消していた可能性もあるので、確認に努めましょう。
2度と退職代行を使われないために、現状の見直しが重要です。
退職代行の利用者が増えている原因は？
近年、退職代行の利用者が増えています。
会社を辞める理由は人それぞれですが、退職代行を使う原因には根本的に同じものがあります。
なぜ退職代行を使うのか、その原因を探りましょう。
退職代行を使ってすぐに会社を辞めたいから
退職代行を使えば、多くの場合その日のうちに会社を辞められます。
そのため、退職代行サービスの利用を考える人もいるでしょう。
正社員が退職を決める場合、仕事をやめるまでのステップがやや長い傾向です。
- 退職希望日の2～3カ月前に退職意思を上司に伝える
- 人事と面談をし退職日を調整
- 業務を新しい担当者に引き継ぐ
- 関連部署や取引先へ連絡する
- 貸与品や備品などの受け渡しや私物の整理を行う
- 職場にあいさつをして退職する
ほとんどの企業は辞めるまでに3～4カ月かかると考えられます。
退職代行を利用すれば、ほとんどの場合は連絡した日から通勤の必要がありません。
会社を辞めるハードルが低くなるから
退職代行を使えば会社を辞めるハードルが低くなります。
仕事をやめる報告や書類の手続きなどを代行してもらえるので、業者を使う人もいるようです。
退職を決めた後に会社に出社することは、ストレスを感じやすいのではないでしょうか。
費用がかかりますが、退職代行を使うことで精神的な負担が抑えられるメリットがあります。
自分から退職を伝えにくい職場だから
退職を伝えにくい職場の場合、代行を使う人もいるようです。
企業によっては、職場の人数が少なくて仕事を退職を言い出しにくいこともあるでしょう。
ピリピリした雰囲気で忙しい場合は、上司から相談の時間をとってもらえない可能性も考えられます。
加えて、上司へ仕事を辞める意思を伝えても、上層部に共有されなければ手続きを進められません。
退職のもみ消しをされるブラック企業もあることから、代行サービスの利用者が増えています。
退職の意思表示をされたら企業側がすべき3つの行動
従業員から退職の意思表示をされた場合、企業はどのように対応すればいいのでしょうか。
従業員から退職代行を使われたら、必ず受け入れるしかないのか気になりますよね。
ここからは退職の意思表示と企業の対応についてまとめました。
法律を守っている場合は退職代行を受け入れる方法がベター
退職代行が法律を守っている場合は企業は受け入れる方がいいでしょう。
法律上は退職代行が対応できる範囲は退職をしたいことの連絡と、その後の事務手続きです。
相手が法律を守っている場合は、企業の規定に従って退職手続きを行ってください。
ただし、退職金や退職日の調整は、従業員本人以外は弁護士しか担当できません。
もし、退職代行が企業との交渉を求めてきたら、法律違反となるので対応は避けてください。
退職の阻止はできないが説得はできる
退職を跳ね除けることはできませんが、従業員に対しての説得は可能です。
ただし、退職代行を使っているということは、企業ともう関わりたくはないと考えている証拠です。
退職を拒むこと自体は民法第627条で禁止されているので、基本的に手続きを進めるしかありません。
有期雇用契約の場合は原因による
有期雇用契約の従業員から退職の意思表示があっても、企業は拒否できる場合があります。
基本的に雇用契約期間が終わるまで、有期雇用契約の従業員は勤務を続けなくてはなりません。
ただしやむを得ない事由がある場合は、退職を認めなくてはならないので注意してください。
有期雇用契約の従業員の退職を認めるやむを得ない事由には以下があります。
- パワハラやセクハラがあった
- サービス残業を求められた
- その他労働法基準違反があった
退職代行を使われたときによくある質問Q&A
退職代行を使われたときに、よくある質問をまとめました。
- 職代行のトラブル事例にはどのようなものがありますか
- なぜ退職代行を使うのですか
- 退職代行を使われた場合の給料支払いはどうなる？
以上の質問や疑問について回答していきます。
退職代行のトラブル事例にはどのようなものがありますか
企業が退職代行を使われたときのトラブル事例には以下があります。
- 退職金や有給消化の交渉でもめた
- 従業員の退職に必要な書類が送付されない
- 必要な確認をしたいのに従業員の連絡先が変わっていた
- 退職代行を使われたことが社外にばれた
- 従業員にうわさ話が広がった
- 退職した従業員が備品を返さず私物を取りに来ない
- 辞めた社員の同僚が激務になりしわ寄せがあった
なぜ退職代行を使うのですか
退職を伝えにくい企業だと、代行サービスが利用されるようです。
たしかに、上司に相談しにくい職場環境や、あまりに激務の場合は退職を言い出しにくいでしょう。
人員が足りておらず辞めることが認められないブラック企業も、退職代行を使われる傾向があります。
精神的や肉体的に負担がかかり出勤が難しくなった場合も、退職代行を使う人がいます。
退職代行を使われた場合の給料支払いはどうなる？
退職代行を使われた場合でも、従業員の給料はきちんと支払わなくてはなりません。
企業が従業員に対してお金を支払わないと労働基準法違反になってしまいます。
たとえ退職代行を利用して急にやめたとしても、働いた分や有給分の給料は支払わなくてはならないので注意してください。
